ועידן מספקת מגוון שירותי ערך מוסף לתחום הוועידות הקוליות והאירועים הקוליים המנוהלים, אשר הופכים את שיחתכם לאפקטיבית, מקצועית ויעילה יותר.
ניתן לשלב בשיחות אחד או יותר מתוך השירותים בהתאם לצורך הספציפי של כל ארגון / שיחה. שירותים אלו נועדו להקל עליך את ניהול הוועידות ויסייעו לך החל משלב זימון הועידה, דרך הפיקוח והבקרה ועד לתיעוד והשמעה חוזרת.
בועידות טלפוניות
ועידן מספקת מגוון שירותי ערך מוסף לתחום הוועידות הקוליות והאירועים הקוליים המנוהלים, אשר הופכים את שיחתכם לאפקטיבית, מקצועית ויעילה יותר.
ניתן לשלב בשיחות אחד או יותר מתוך השירותים בהתאם לצורך הספציפי של כל ארגון / שיחה. שירותים אלו נועדו להקל עליך את ניהול הוועידות ויסייעו לך החל משלב זימון הועידה, דרך הפיקוח והבקרה ועד לתיעוד והשמעה חוזרת.
קיימת אפשרות לשלב קומבינציות שונות בין כניסה ויציאה של התרעת שם, התרעת צליל או ללא התרעה כלל.
שימוש לדוגמה:
בכניסה לועידה תתקיים התרעת שם כך שיידעו מי הצטרף לועידה, ביציאה לא תתקיים התרעה כלל.
במידה והשיחה נמשכת בפורום מצומצם יותר, יציאת המשתתפים לא תפריע למהלך השיחה.
בחדרים בהם מוגדר קוד מנחה, יכול מנחה השיחה להקליט בכניסתו הודעה/ברכה/הצהרה, אשר כל משתתף הנכנס לוועידה יישמע אותה בטרם הוא מועבר לתוך השיחה.
שימוש לדוגמה:
החל מברכות רלוונטיות כפי שמברכים בתחילתה של ישיבה "פיזית", הודעות רלוונטיות לשיחה עצמה וכלה בהצהרות מחייבות (Disclaimer) בעלות אופי משפטי. השירות מייעל למנחה את הצורך בהודעות חוזרות עם כניסת משתתפים שונים.
מנחה השיחה קובע עם כניסתו קוד נוסף, ספציפי לשיחה הנוכחית. כל הממתינים לתחילת השיחה או המשתתפים שטרם נכנסו אליה, יידרשו להקיש את הקוד הנוסף על מנת לקחת חלק בשיחה.
הקוד הנוסף אינו מופיע במערכות ועידן ומשמש כקוד זמני נוסף לאותה הועידה.
ניתן להפעיל את השירות באמצעות DTMF גם במהלך שיחה פעילה.
שימוש לדוגמה:
רובד נוסף באבטחת ועידות. קוד כניסה לועידה מופץ באופן שוטף או שידוע למשתתפים. על מנת להבטיח שמשתתף שנכח בעבר בשיחה לא לוקח בה חלק כרגע, יכול מנחה השיחה להעביר למשתתפים את הקוד הנוסף בזמן אמת ע"י הודעת WhatsApp, במייל או בכל דרך אחרת. משתתף ללא הקוד הנוסף לא יוכל להיכנס לועידה.
ממשק אינטרנטי לצפייה ותפעול בסיסי של שיחה פעילה (שאינה אירוע מסוג IR או Event).
דרך הממשק ניתן לצפות בפרטי המשתתפים,לשלוט על השתקת המשתתפים ופתיחתם מהשתק, אפשרות לחיוג יוצא למשתתפים, ניהול שאלות ותשובות, ניהול סקרים, הפעלת הקלטה ועוד.
נדרש קבלת שם משתמש וסיסמא לשימוש בממשק.
שימוש לדוגמה:
שיחות מרובות משתתפים בהן יש צורך לנהל כמות משתתפים גדולה באמצעי ויזואלי ונוח.
חיוג עצמאי ע"י המנחה למשתתפים נוספים
אמצעי אבטחה נוסף לצפייה מי נמצא בשיחה
אפשרות להזנת שם המשתתף אשר יופיע בפירוט השיחה במקום מספר הטלפון ממנו חייג
שירות השמעה חוזרת (Replay) מאפשר ללקוחות שלך שלא לקחו חלק בועידה בזמן אמת, לחייג למספר טלפון ייעודי ולשמוע את הקלטת השיחה הערוכה במועד המתאים להם.
השירות מתאפשר זמן קצר לאחר סיום הועידה או האירוע, למשך הזמן המוגדר על ידך. המאזינים יוכלו לשלוט על ההשמעה החוזרת (עוצמת שמע ודילוג קדימה ואחורה) באמצעות מקשי הטלפון.
השירות מצוין עבור מאחרים וכאלה שירצו להתעכב על הפרטים הקטנים. בעזרת השירות גדלה החשיפה של הועידה ללקוחות שלא התאפשר להם להשתתף בה במועדה.
במרבית שיחות הועידה משתתפי הועידה מחייגים בעצמם אל מספר הגישה הייעודי. למרות זאת ניתן לשלב גם חיוג יזום אל המשתתפים כולם או חלקם וזאת עפ”י רשימות משתתפים מוגדרות מראש.
השירות יעיל בחיבור של אירועים טלפונים מרובי משתתפים כאשר מזמין השיחה מעוניין לצרף כמה שיותר משתתפים, יעיל גם כשיש צורך לצרף הנהלה בכירה לשיחה מבלי להטריח את המשתתפים בחיוג יזום לועידה.
שירות תרגום ותמלול מאפשרים לך לקבל תמלול מלא של הועידה לכל צורך שיווקי או פנימי.
צוות מקצועי של מתמללים יפיק עבורך פרוטוקול מדויק של שיחת הועידה המוקלטת שלך. את התמליל נוכל לתרגם עבורך למגוון רחב של שפות.
על מנת להבטיח דייקנות, אנו משתדלים להקצות לכל משימה מתמללים המתמחים בתחום הרלוונטי ושולטים בעולם המושגים. בנוסף לכך, עובר כל תמליל בקרת איכות קפדנית
בדומה לאירוע/כנס פיזי בו רושמים את באי הועידה בכניסה, גם באירועים הווירטואליים המנוהלים ניתן לבצע קבלה ורישום של המשתתפים.
נציג ועידן יענה בזמן קצר לכל משתתף המתקשר למספר הועידה, ירשום את פרטיו בהתאם להגדרותיך ויעבירו לתוך שיחת הועידה/האירוע.
בתום האירוע תועבר רשימת המשתתפים והפרטים שנרשמו ללקוח. קבלת המשתתפים נעשית בעברית או באנגלית לפי הצורך ע"י נציגים דוברי שפות. ועידן ערוכה לקבלה ורישום של מאות משתתפים בו זמנית.
שירות זה מתאים לועידות קוליות בהן חשוב לך לוודא או לדעת מי לקח בהן חלק בפועל וכן לועידות בהן תהיה מעוניין להגביר את האבטחה על-ידי הוספת סינון אנושי בכניסה.
באמצעות נציג שירות צמוד (Comms. Line) נדאג עבורך לקו פתוח בסיוע נציג שירות שיספק לך אינפורמציה מאחורי הקלעים של הועידה הקולית שלך. החל ממספר המשתתפים בכל רגע נתון ועד לזהותם או מקור השיחה שלהם.
שירות זה מתאים במיוחד לאירועים טלפוניים, בהם תרצה לדעת את זהותם של הממתינים ומיקומם בתור לקבלת רשות דיבור ולסדרם בהתאם לצרכי השיחה.
שירות הקלטות מאפשר להקליט כל שיחת ועידה או אירוע בתיאום מראש. שירות הקלטת הועידות כולל בקרת איכות ועריכה דיגיטלית. מתוך הבנה שצורך בהקלטה עולה בדרך כלל באירועים שחשובים לך במיוחד ודרושים תיעוד או פרוטוקול, אנו דואגים לליווי טכני צמוד לכל אורך ההקלטה להבטחת תיעוד איכותי.
הקלטת הועידה ע"י נציג ועידן
את השיחה המוקלטת ניתן לקבל כשהיא ערוכה כקובץ לכתובת המייל של מזמין השירות.. בנוסף ניתן להעלותה לפרסום בארכיון האירועים באתר האינטרנט של ועידן, כפי שמתבצע לחלק מאירועי ה IR שאנו מקיימים. השירות הבסיסי כולל אחסנה באתר ועידן לתקופה של שלושה חודשים.
באפשרותו של מנחה השיחה להפעיל בכל רגע נתון הקלטה לשיחה ללא צורך בהתערבותו של נציג ועידן.
ניתן להגדיר הקלטה אוטומטית לחדר ועידה, כך שכל השיחות יוקלטו.
שימוש לדוגמה:
שיחות חשובות שרוצים לתעד, שלבי קבלת החלטות ו/או משימות לביצוע בסיכומי הישיבות.
במקום הודעת ה IVR של ועידן, ניתן להשמיע הודעה מותאמת אישית (מוזיקה, הודעה קולית וכד').
ניתן להגדיר פתיח שונה למנחה השיחה ולמשתתף או פתיח זהה לשניהם.
שימוש לדוגמה:
זיהוי של החברה עם "ג'ינגל" ייחודי שלה, "ברוכים הבאים לשיחת הועידה של חברתXXXX"
גם ברמת חדר ספציפי ניתן לשנות את הפתיח. לדוגמה: "ברוכים הבאים לחדר הועידה של מח' השיווק".
במידה והפתיח שונה למנחה, הוא יכול להקליט לעצמו תזכורות תפעוליות לשיחה וכו'
שירות זה מאפשר גישה חיה באמצעות האינטרנט להאזנה לשיחת הועידה שלך. אנו נספק לך לינק שיהווה חלון האזנה בזמן אמת לאלפי מאזינים. השירות מאפשר גם הצגת תכנים ויזואליים כגון מצגות שקפים במקביל לתכנים הקוליים.
לבקשתך, נוכל להגדיר סינון מאזינים באמצעות קוד סודי ומילוי פרטים אישיים.
השירות מצוין גם כפלטפורמה בפני עצמה, כשאין צורך באינטראקטיביות אלא רק בשידור מסר חד-צדדי.
במסגרת השירות נוכל לשלוח בשמך למשתתפים הזמנות ותזכורות על ועידות וכן חומר רקע מקדים כגון סדר נושאים לדיון בשיחה.
בהתאם לצורך, לסוג ולכמות האינפורמציה. כל שעליך לעשות הוא להעביר אלינו את רשימת התפוצה, התכנים שברצונך להעביר ואת מועדי המשלוח ואנחנו נדאג לשיגור. בתום המשלוח תוכל לקבל דו"ח שיסכם את סטטוס כל ההודעות שנשלחו.
כלי מצוין לקבלת החלטות ההופך את מכשיר הטלפון של כל אחד ממשתתפי הועידה לפאנל הצבעה. עם סיומה של כל הצבעה (המתבצעת באמצעות מקשי הטלפון של כל משתתף), מתקבלת תמונה מדויקת של התוצאות בפורמט שניתן לתיעוד.
השימוש בכלי אפשרי באמצעות מנהל ועידה מקצועי באירועים טלפוניים מנוהלים או על-ידי מנחה הועידה באמצעות שירות ה– Conference Manager.
בכל שאלה שמועלית להצבעה מגדירים מראש איזו תשובה מייצגת כל ספרה ובעת ההצבעה מתבקשים המשתתפים להקיש את בחירתם. ניתן לבחור מראש אם לבצע הצבעה גלויה או אנונימית, בה ירוכזו התוצאות בקובץ שלא יפרט את זהותם של המצביעים.
במסגרת שירות זה נקים עבורך מוקד וירטואלי רב-קווי לקישור בין לקוחותיך לבין יועצים מארגונך. למטרה זו נוכל להקצות לך מספרי גישה שתוכל לפרסם ללקוחותיך או לכל קהל שתרצה לאפשר לו גישה אישית לאינפורמציה אודות ארגונך. לבחירתך, תוכל לקבל גם מספרי חינם בינלאומיים לגישה מכל העולם.
הלקוחות שיחייגו למוקד יתקבלו על-ידי נציגים שיוכלו להזדהות בשמך וינתבו אותם לאנשי המקצוע בארגונך שימתינו בחדרי הקבלה הווירטואליים.
שירות זה הינו תחליף מושלם להקמת מוקד משלך ומעולה למצבים כגון ניהול משברים וקו פתוח עם לקוחות או כמוקד מידע וייעוץ של מומחים.
הוספת ממד ויזואלי לשיחת הועידה הטלפונית שלך ישלים עבורך את החוויה ויצור תחליף אמיתי לפגישה פרונטאלית בחדר ישיבות. כתובת אינטרנט מאובטחת וסיסמאות כניסה שנקצה עבורך יאפשרו לך להיפגש באופן וירטואלי עם המשתתפים ולחלוק איתם תכנים ויזואליים כגון מצגות, מסמכים, דו"חות, תוכנות וכד'.
המבט על מסך משותף והיכולת להוסיף הערות וסימונים על גביו ישפרו משמעותית את רמת האינטראקציה ואת האפקטיביות של הפגישה. השירות מתאים במיוחד להדרכות והרצאות.
שירות שיחת ועידה בחיוג יזום אל המשתתפים, מאפשר לכם ליזום שיחת ועידה (מיידית או בזמן שקבעתם מראש) ע"י חיוג אל המשתתפים שהוגדרו מראש וכל זאת בשליטה שלכם כמנחי השיחה. פשוט, יעיל ונוח.
איך זה עובד ?
- כמנהל השיחה הגדר את המשתתפים מראש
- חייג מכל טלפון למספר גישה ייעודי
- הקש קוד הפעלה
- אפשר להתחיל לשוחח, כולם הועלו לשיחת הועידה
למי זה מתאים?
- שיחת עדכון לצוות אנשי מכירות
- התייעצות או עדכון מיידי לצוות הנהלה
- הקפצת צוותי חירום וניהול אירוע באמצעות "חמ"ל וירטואלי"
- עדכונים דחופים לצוות רפואי
- ניהול תקלות בסנכרון מלא של צוות טכנאים
- כל שיחת ועידה שאתם רוצים ליזום, באופן מיידי וללא צורך להמתין להגעת המשתתפים.
יכולות השירות:
- רשימת משתתפים מוגדרת מראש וניתנת לעדכון
- הפעלה מיידית ופשוטה ע"י חיוג למספר גישה והקשת קוד הפעלה
- אפשרות להצטרפות מאוחרת של משתתפים שלא ענו לשיחה
- ללא הגבלת כמות משתתפים בשיחה
- אפשרות להשמעת הודעת פתיחה שתוקלט ע"י יוזם השיחה
- אפשרות להקלטה אוטומטית של השיחה
